Kleos

Acceso a Kleos

Kleos es accesible desde su aplicación web https://kleosapp.com

Enlazar expedientes

La opción Enlazar expediente es especialmente útil si se quiere dejar constancia de la existencia de una relación entre uno o más expedientes consiguiendo acceder rápidamente entre ellos para consultar su información y documentación.

Expediente principal

Desde el expediente principal pulsamos el icono de tres puntos en la esquina superior derecha, posteriormente "Enlazar expediente" y por último podemos crear un nuevo expediente o seleccionar uno previamente creado.

Importante

Se debe realizar desde el expediente principal para poder enlanzar los subexpedientes.

A tener en cuenta

Se recomienda no enlazar expedientes sin usar un criterio previamente establecido.

Una vez relacionado

Podremos observar junto al botón de Editar un nuevo enlace llamado Expedientes relacinados, al expandirlo podremos observar y acceder rápidamente con todos los expedientes relacionados.

Listar todos los documentos relacionados

Las secciones documentación, calendario, tareas y actividades podemos activar la opción Expedientes vinculados el cual nos mostrará todos los elementos de la sección activada desde el expediente actual.

Documentos

Ejemplo desde la sección de documentos

Importación masiva documentos

Arrastraremos todas las carpetas y/o documentos hasta el área del listado de documentos, a soltar se procederá a la importación masiva. Dicha importación respeta la estructura de directorios original.

Compartir documentos con clientes

Kleos propociona una herramienta de compartición de ficheros segura con los clientes llamada Kleos Connect, dicha herramienta es muy útil cuando se necesita proporcionar unos documentos de forma constante al cliente. La aplicación está integrada en el mismo sistema de Kleos, a continuación se mostrará cómo es el proceso de compartición y visualización tanto por parte del empleado como del cliente. Enlace a la web de Kleos Connect

Selección y compartición

• Seleccionamos el documento o los documentos que deeseamos compartir con el cliente, en la parte superior derecha del listado de documentos observaremos el botón Compartir en Kleos Connect.
• Por defecto nos aparecerá en el listado el cliente asignado en el expediente.
• Seleccionar el destinario pulsando el recuadro a la izquierda de su nombre o pulsar en Añadir.
• Comprobar que el cliente tiene una dirección de correo dada de alta y sino modificarla manualmente.
• Pulsar en Compartir.

Proceso de registro del cliente

Una vez compartido los documentos con el/los cliente(s) pueden darse dos casos.

• El cliente ya dispone de una cuenta en Kleos Connect (en el pasado ya hemos compartido documentos).
• El cliente nunca ha entrado en el portal y debe registrarse.

En el segundo caso que es el que vamos a visualizar a continuación, simplemente llegará un correo electrónico a la dirección indicada a la hora de compartir con una invitación de registro.

Vista del cliente

Una vez creada la cuenta o iniciada sesión el cliente dispondrá del acceso a los documentos compartidos.

Información adicional

Se pueden compartir documentos de distintos expedientes, desde Kleos Connect se mostrarán el nombre de dicho expediente (no aparece la referencia interna del despacho).

Carga de archivos y comentarios

El cliente puede además de descargar la documentación compartida dejar anotaciones o cargar un documento. En caso de cargar el documento para que pueda ser incluído en el expediente debe ser aprobado por el empleado. Veamos los dos casos posibles.

Aviso de notificaciones de subida de documento y comentario

En el expediente visualizaremos una nueva carpeta llamada "Cargados por terceros" y podremos aceptar o borrar dicho documento

Generar actividades

Se pueden generar actividades de diversas formas:

• Desde la sección Actividades dentro de un expediente.
• Desde la opción Actividades del menú principal.
• A partir de una tarea o evento en el calendario.

Nos centraremos en la primera opción, dentro del expediente vamos a la sección Actividades y pulsamos Nueva actividad.

• Indicaremos principalmente las horas como no facturables.
• Indicamos la descripción de la actividad realizada.
• Indicamos el tiempo empleado.
• Finalmente pulsamos en "Crear actividad".

Información

La creación de actividades sirve principalmente para imputar tiempo empleado en un expediente, no obstante, es muy útil para tener un seguimiento de las actuaciones/tareas realizadas.

Generar actividades desde el calendario

Kleos permite la generación de actividades desde un evento/cita/reunión del calendario.

• Clicamos con el botón izquierdo del ratón sobre un evento del calendario.
• En la parte superior derecha del calendario aparecerán varias opciones, entre ellas + Añadir, pulsamos sobre ésta opción.
• En el desplegable pulsaremos en Nueva hoja de tiempo.
• Si el evento del calendario ha sido creado o está asociado a un expediente, al crear la actividad directamente vinculará dicha actividad al expediente y con la misma descripción que el evento del calendario.

Información

Éste método permite crear actividades muy rápidamente y es un método muy válido para repercutir las horas empleadas en un expediente.

Requisitos Kleos

Asistente Kleos

Complemento necesario para abrir documentos directamente con las aplicaciones instaladas en e equipo a través del portal web de Kleos

Sin complemento

Si el complemento no está instalado o no funciona correctamente no se abrirán los documentos en el equipo, por ejemplo, un fichero de texto Word no podrá ser abierto directamente por el Microsoft Word instalado en el equipo.

Complemento para Outlook

Complemento necesario para poder trabajar desde el correo con documentación de Kleos y adicionalmente archivar correos y sus adjuntos directamente en el sistema.

Sin complemento

Cuando el complemento está desactualizado no se podrá iniciar sesión desde el mismo, en el servidor siempre se encuentra la última versión disponible para ser instalada.

Sincronización calendario

Desde Kleos se dispone de la opción para tener el calendario tanto de Kleos como del correo (Outlook) totalmente sincronizado (bidireccional). Con esto se obtiene avisos en Kleos cuando se anota cualquier cita en Outlook y viceversa, siendo muy útil. A continuación se describe el proceso para comprobar y/o configurar dicha sincronización.

• En la parte superior derecha pulsamos sobre el avatar con nuestras iniciales.
• Pulsamos en Mi configuración.
• Pulsamos en la pestaña Sincronización.
• Debe aparecer junto al icono de Office 365 una etiqueta de conectado.
• Si no aparece hay que pulsar en configurar e iniciar sesión con el correo del despacho.

Debe aparecer como conectado

Firmar PDF electrónicamente

Kleos propociona una herramienta para la realización de la firma electrónica.

Kleos Assistant

Si no está instalado el complemento Kleos Assistant no se podrá realizar la firma electrónica.

Selección

Seleccionamos el documento a firmar, pulsamos sobre el icono de los tres puntos y posteriormente en firmar.

Firma

Ajustamos el recuadro de firma a nuestro parecer y pulsamos en Firmar, una vez obtenido el listado de certificados instalados en nuestor equipo solamente tenemos que seleccionar el certificado deseado.

Firma en la página deseada

Para firmar en otra página que no sea la primera debemos, primeramente posicionarnos en la página que deseemos firmar y posteriormente clicar en Esta página, justo a la derecha de Aplicar en. Ver captura siguiente.

Informes

Kleos dispone de dos herramientas para la obtención de informes, la primera de ellas consiste en el filtro avanzado de registros de los módulos y la segunda en el módulo informes. Como punto de partida entraremos al apartado Informes (penúltimo icono del menú lateral).

Informe: Actuaciones/Actividades en expedientes limitando intervalo de tiempo

• Pulsamos en el apartado Actividades.
• Seleccionamos el informe Resumen del expediente.

• Al seleccionar el informe nos aparecerá en la parte derecha el apartado de filtros. Añadiremos dos:

  • Añadir filtro, Propietario y añadimos el propietario o propietarios de los expedientes (también se pueden añadir equipos).
  • Añadir filtro, Registrado el, Personalizado e indicamos las fechas deseadas.
  • Pulsamos en Generar).

Informe: Expedientes creados limitando intervalo de tiempo

• Nos aseguraremos de estar en el apartado Expedientes.
• Seleccionamos el informe Lista de expedientes.

• Al seleccionar el informe nos aparecerá en la parte derecha el apartado de filtros. Añadiremos dos:

  • Añadir filtro, Miembro del despacho y añadimos al profesional que creó dicho expediente (añadiremos tantos como deseemos para la obtención del informe).
  • Añadir filtro, Fecha creación, Personalizado e indicamos las fechas deseadas.
  • Pulsamos en Generar).

Informe: Actuaciones/Actividades en expedientes desde filtro avanzado

• Nos aseguraremos de estar en el apartado Actividades.
• Junto al campo Búsqueda avanzada nos encontraremos con el icono de Filtro.

• Al clicar sobre él nos aparecerá una ventana de filtros. Añadiremos dos:

  • Añadir filtro, Propietario y añadimos el propietario o propietarios de los expedientes (también se pueden añadir equipos).
  • Añadir filtro, Registrado el, Personalizado e indicamos las fechas deseadas.
  • Pulsamos en el interruptor Exportación de datos.
  • Finalmente pulsamos en el botón de Descargar.

Capturas de pantalla

A continuación se muestran las capturas de pantalla con los pasos anteriormente descritos..

Informe: Elementos facturados en expedientes creados por fecha

• Nos aseguraremos de estar en el apartado Facturación.
• Junto al campo Búsqueda avanzada nos encontraremos con el icono de Filtro.

• Al clicar sobre él nos aparecerá una ventana de filtros. Añadiremos dos:

  • Añadir filtro, Expedientes Miembros del despacho y añadimos el propietario o propietarios de los expedientes.
  • (Opcional) Añadir filtro, Expedientes, Fecha de creación e indicamos las fechas deseadas.
  • Pulsamos en el interruptor Exportación de datos.
  • Finalmente pulsamos en el botón de Descargar.